Để hàng hóa được vận chuyển một cách trơn tru thì bạn cần chuẩn bị nhiều loại giấy tờ và thủ tục khác nhau. Trong đó, trước tiên bạn cần phải hoàn thành Booking note. Booking note là gì và nó quan trọng như thế nào hãy cùng Interlink tìm hiểu trong bài viết chia sẻ kiến thức nghiệp vụ sau

Khái niệm

Booking note có nghĩa là Việc lưu khoang/ Giấy lưu cước là chứng từ được hãng tàu, hãng bay phát hành cho shipper khi đặt lịch vận tải. Tùy theo điều kiện mua bán trong Incoterm bên mua hoặc bên bán sẽ có trách nhiệm thuê tài.

 Để có được booking Note từ hãng tàu shipper phải đặt chỗ với hãng tàu thông qua việc Booking, chủ hàng có thể tự làm hoặc thông qua Forwarder để đặt chỗ. Lý do vì sao thì bạn có thể tìm hiểu thêm nha.

Như vậy, Booking note được gọi là Việc lưu khoang/Giấy lưu cước là chứng từ xác nhận việc đặt chỗ với hãng tàu về ( thời gian chuyển, tên tàu, số chuyến, ngày vận chuyển, số lượng hàng, cảng bốc, cảng dỡ…), hình thức hãng tàu ghi lại việc đặt chỗ một chuyến hàng vận chuyển.

3 khái niệm cần nắm rõ trong Booking note

Closing time – giờ cắt máng

Là hạn chót và Doanh nghiệp cần bàn giao hàng hóa cho cảng để xếp lên tàu. Nếu như hàng bị trục trặc dẫn đến không giao hàng kịp thì bạn sẽ phải đi chuyến tàu sau hay còn gọi là rớt tàu và bị tốn thêm chi phí.

VGM cut-off time

VGM (Verified Gross Mass) là chứng từ dùng để xác nhận khối lượng tổng (Gross Weight) của 1 container vận chuyển đi quốc tế. Còn Cut-off time là cách gọi khác của closing time.

Vậy VGM cut-off time là hạn chót để nộp phiếu VGM cho hàng hóa. Vì theo quy định SOLAS: hàng hóa trước khi tiến hành xếp lên tàu bắt buộc phải có xác nhận về khối lượng để đảm bảo an toàn cho hành trình. 

Shipping Instruction cut-off time

Là thời hạn nhận hướng dẫn vận chuyển được gọi tắt là SI. Nó được gọi tắt là SI và hãng tàu yêu cầu shipper gửi SI nhằm dựa vào đó để thực hiện phát hành vận đơn. Nếu như SI phát hành muộn khi ấy shipper có thể bị hãng tàu phạt hoặc có thể bị rớt hàng vì hãng tàu không phát hành bill of lading được.

Quy trình lấy Booking note

Booking note được cấp bởi hãng tàu/ đơn vị vận chuyển

Bước 1: Sau khi đã chốt lịch thì chủ hàng hoặc công ty forwarder sẽ gửi yêu cầu lấy Booking Note bao gồm toàn bộ thông tin quan trọng của lô hàng như: Cảng đi và cảng đến, số lượng, loại container, ngày dự định đi, yêu cầu việc việc chỗ cấp container rỗng, hạ container và free time cảng đi, cảng đến…

Bước 2: Hãng tàu tiến hành kiểm tra chỗ và gửi Booking Confirmation đến cho chủ hàng hoặc là cho forwarder

Bước 3: Sau khi chủ hàng cùng hãng tàu nhất trí thì chỉ việc lấy container rỗng về đóng hàng là hoàn thành

Thông tin được thể hiện trên Booking note

• Số booking – Booking no.
• Thông tin người liên hệ của hãng vận chuyển.
• Tên tàu, số chuyến – vessel name, voy no.
• Thời gian tàu chạy/ tàu cập cảng dự kiến – ETD/ETA
• Thông tin về hàng hóa (số kiện, khối lượng hàng) và container (số lượng, chủng loại)
• Thông tin cảng xếp, cảng dỡ hàng và cảng chuyển tải/transit (nếu có)
• Địa điểm depot lấy vỏ container rỗng và địa điểm hạ container đối với hàng nguyên cont (FCL)
• Địa điểm kho đóng hàng và thời hạn đóng hàng đối với hàng LCL
• Thông tin: Closing time, VGM cut-off time và cả Shipping Instruction cut-off time.

4 điều cần lưu ý khi thực hiện Booking note

• Chỉ thực hiện lập booking note sau khi chắc chắn rằng hàng hóa đã được chuẩn bị sẵn sàng và có thể đóng hàng, kéo ra cảng bất cứ lúc nào.

• Cần nắm rõ giờ tàu chạy để hoàn thành các thủ tục xuất khẩu cần thiết và sắp xếp cho hàng lên tàu sớm nhất có thể.

• Doanh nghiệp xuất khẩu nên tìm forwarder để thực hiện lấy Booking note từ hãng tàu. Vì forwarder sẽ có kinh nghiệm để lựa chọn chuyến tàu phù hợp và booking với mức giá tốt nhất.

• Lựa chọn đơn vị vận chuyển tốt bằng cách dựa trên mức độ uy tín, tuổi nghề và quy mô của họ