Doanh nghiệp đang gặp những vấn đề này?
Nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt với các khó khăn khi tự vận hành kho
Hồ sơ chiếm nhiều diện tích văn phòng
Khó tìm kiếm hồ sơ khi cần truy xuất
Chi phí quản lý và lưu trữ hồ sơ cao
Áp lực tuân thủ quy định lưu trữ nhiều năm
Khó kiểm soát bảo mật thông tin
Khó quản lý số lượng hồ sơ lớn
KHO LƯU TRỮ AN TOÀN CHO MỌI LOẠI GIẤY TỜ
Bảo mật tuyệt đối – Tiết kiệm chi phí – Nhanh chóng.
Kho chuyên biệt, chuẩn quốc tế
Chỉ lưu hồ sơ tài liệu, không lưu hàng hóa khác → môi trường sạch, ít bụi, không mùi, an toàn tối đa.
Bảo mật tuyệt đối
Mỗi thùng hồ sơ được seal + quản lý bằng QR code theo vị trí → kiểm soát chặt chẽ, trích lục nhanh.
Vị trí thuận tiện gần trung tâm thành phố
Trích lục nhanh, tiết kiệm chi phí và thời gian đi lại.
Chuẩn ISO 9001:2015
Cam kết chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp, đáng tin cậy.
Điều kiện kho lý tưởng
Nhiệt độ, độ ẩm ổn định, hệ thống theo dõi & kiểm soát.
Phun trùng định kỳ 3 tháng/lần, kiểm soát côn trùng và mối mọt.
Kệ và thùng hồ sơ được thiết kế theo chuẩn quốc tế
Bảo quản hồ sơ lâu dài, giữ nguyên trạng như mới dù sau nhiều năm.
LỢI THẾ KHI CHỌN DỊCH VỤ LƯU KHO TẠI INTERSKY
- Giảm chi phí thuê mặt bằng
- Tối ưu không gian văn phòng
- Quản lý hồ sơ khoa học
- Đảm bảo tuân thủ quy định lưu trữ
- Truy xuất hồ sơ nhanh chóng
- Hủy hồ sơ bảo mật theo quy trình chuyên nghiệp
INTERSKY-DẪN ĐẦU DỊCH VỤ LƯU KHO
Bên cạnh dịch vụ lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp, Intersky còn cung cấp giải pháp lưu kho hàng hóa đa dạng, phù hợp cho nhiều loại hình doanh nghiệp với nhu cầu lưu trữ ngắn hạn và dài hạn.
Khách hàng sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ tại Intersky
Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp và tập đoàn trong và ngoài nước đã tin tưởng lựa chọn dịch vụ lưu trữ hồ sơ của Intersky để tối ưu việc quản lý và bảo quản hồ sơ dài hạn. Chúng tôi cung cấp các giải pháp lưu trữ linh hoạt, đáp ứng nhu cầu khác nhau của từng doanh nghiệp tại từng thời điểm.
-
Hồ sơ đang xử lý hoặc cần truy xuất thường xuyên: Khách hàng có thể lựa chọn hình thức lưu trữ thuận tiện, giúp việc tìm kiếm và truy xuất hồ sơ diễn ra nhanh chóng, hiệu quả.
-
Hồ sơ đã hoàn tất và cần lưu trữ lâu dài: Intersky cung cấp dịch vụ lưu trữ trọn gói, với đội ngũ hỗ trợ thu gom, đóng gói, phân loại, vận chuyển và lưu trữ trong môi trường kho chuyên biệt được kiểm soát nghiêm ngặt.
Với hơn 23 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và lưu trữ, Intersky tự hào đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp, đảm bảo hồ sơ luôn được bảo quản an toàn, khoa học và hiệu quả, giúp khách hàng yên tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Câu hỏi thường gặp về dịch vụ lưu trữ hồ sơ tại Intersky
Giải đáp những câu hỏi thường gặp về dịch vụ, chính sách dịch vụ
Dịch vụ lưu trữ hồ sơ là gì?
Dạ, dịch vụ giúp doanh nghiệp lưu trữ, quản lý và bảo quản hồ sơ tài liệu tại kho chuyên dụng thay vì giữ tại văn phòng, giúp tiết kiệm không gian và quản lý hồ sơ khoa học hơn.
Intersky cung cấp những dịch vụ gì?
Intersky cung cấp các dịch vụ:
• Lưu trữ hồ sơ tài liệu doanh nghiệp
• Tiêu hủy hồ sơ bảo mật
• Lưu kho hàng hóa
• Chuyển nhà và vận chuyển đồ cá nhân trong nước & quốc tế
Kho lưu trữ hồ sơ có đảm bảo bảo mật không?
Hệ thống 10 lớp bảo mật: Để đảm bảo an toàn và bảo mật tuyệt đối cho hồ sơ tài liệu của khách hàng, kho lưu trữ hồ sơ tài liệu được vận hành với hệ thống bảo mật nhiều lớp, kiểm soát chặt chẽ từ khâu giao nhận, lưu trữ đến trích lục hồ sơ.
3.1. Niêm phong bảo mật từng thùng hồ sơ
Mỗi thùng hồ sơ được niêm phong bằng seal bảo mật riêng, số seal được ghi nhận và khách hàng lưu trữ, quản lý để đối chiếu khi cần.
3.2. Quản lý hồ sơ bằng QR Code
Tất cả thùng hồ sơ được gắn mã QR Code, giúp quản lý vị trí lưu trữ và truy xuất hồ sơ nhanh chóng, chính xác.
3.3. Mã hóa thông tin khách hàng
Thông tin hồ sơ và dữ liệu khách hàng được mã hóa trên hệ thống quản lý, đảm bảo tính bảo mật và kiểm soát truy cập.
3.4. Kiểm soát ra vào kho nghiêm ngặt
Khu vực kho được kiểm soát ra vào, chỉ những nhân sự được ủy quyền mới được phép tiếp cận khu vực lưu trữ.
3.5. Hệ thống camera giám sát 24/7
Kho được trang bị hệ thống camera giám sát liên tục 24/7, giúp theo dõi và kiểm soát toàn bộ hoạt động trong kho.
3.6. Quy trình trích lục hồ sơ có xác nhận
Hồ sơ chỉ được xuất kho khi có yêu cầu chính thức từ khách hàng, do người phụ trách được ủy quyền và đăng ký trong hợp đồng xác nhận.
3.7. Quy trình quản lý tiêu chuẩn ISO
Hoạt động kho được vận hành theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015, đảm bảo quy trình chuyên nghiệp và nhất quán.
3.8. Kiểm soát môi trường lưu trữ
Kho được kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm ổn định, giúp tài liệu được bảo báo tốt trong quá trình lưu trữ lâu dài.
3.9. Kiểm soát côn trùng và mối mọt định kỳ
Kho thực hiện kiểm soát côn trùng định kỳ (phun trùng 3 tháng một lần), giúp phòng ngừa mối mọt và các tác nhân gây hại cho hồ sơ.
3.10. Tiêu hủy hồ sơ bảo mật tuyệt đối
Khi hồ sơ hết thời hạn lưu trữ, Intersky cung cấp dịch vụ tiêu hủy bảo mật cao với quy trình cắt sợi và nghiền thành bột, đảm bảo không thể khôi phục thông tin.
Với hệ thống 10 lớp bảo mật nghiêm ngặt, cùng cam kết bảo mật được quy định rõ ràng trong hợp đồng dịch vụ, Intersky đảm bảo hồ sơ của khách hàng luôn được lưu trữ an toàn, bảo mật và dễ dàng truy xuất khi cần, giúp doanh nghiệp yên tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Chi phí lưu trữ hồ sơ được tính như thế nào?
Chi phí thường được tính theo số lượng thùng hồ sơ lưu trữ mỗi tháng, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chi phí.
Có số lượng tối thiểu khi lưu trữ không?
Tùy từng dự án, nhưng thông thường dịch vụ phù hợp với doanh nghiệp có từ vài chục đến hàng nghìn thùng hồ sơ.
Kho lưu trữ có đảm bảo hồ sơ không bị ẩm mốc không?
Kho được kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm ổn định, giúp tài liệu được bảo báo tốt trong quá trình lưu trữ lâu dài.
Kho có phòng chống mối mọt và côn trùng không?
Kho được kiểm soát côn trùng định kỳ (phun trùng 3 tháng một lần), giúp phòng ngừa mối mọt và côn trùng gây hại cho tài liệu.
Hồ sơ được quản lý như thế nào?
Hồ sơ được đóng thùng tiêu chuẩn quốc tế, gắn mã QR Code và quản lý bằng hệ thống WMS, giúp dễ dàng truy xuất khi cần.
Khi cần lấy hồ sơ thì mất bao lâu?
Intersky có thể tìm và trích lục hồ sơ nhanh chóng nhờ hệ thống quản lý mã QR và vị trí lưu trữ rõ ràng.
Intersky có giao hồ sơ về cho khách không?
Khi khách hàng yêu cầu, Intersky có thể trích lục và giao hồ sơ đến địa điểm của khách trong vòng 4h làm việc.
Intersky có hỗ trợ phân loại hồ sơ không?
Intersky có thể hỗ trợ phân loại, đóng thùng và lập danh mục hồ sơ trước khi đưa vào kho lưu trữ.
Thùng lưu trữ hồ sơ có tiêu chuẩn không?
Intersky sử dụng thùng hồ sơ chuẩn quốc tế, giúp bảo vệ tài liệu tốt và lưu trữ lâu dài
Hồ sơ có thể lưu trữ trong bao lâu?
Tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp, hồ sơ có thể lưu trữ từ vài tháng đến nhiều năm.
Doanh nghiệp có thể kiểm tra hồ sơ trong kho không?
Khách hàng có thể yêu cầu kiểm tra hoặc trích lục hồ sơ bất cứ khi nào cần.
Kho lưu trữ đặt ở đâu?
Kho của Intersky đặt tại TP.HCM, thuận tiện cho việc trích lục và vận chuyển hồ sơ.
Lưu trữ hồ sơ giúp doanh nghiệp lợi ích gì?
- Tiết kiệm diện tích văn phòng
- Quản lý hồ sơ khoa học, truy xuất nhanh
- Bảo mật tuyệt đối
- Giảm rủi ro thất lạc tài liệu
- Tối ưu chi phí lưu trữ và quản lý
Dịch vụ lưu trữ hồ sơ phù hợp với doanh nghiệp nào?
Phù hợp với ngân hàng, công ty bảo hiểm, doanh nghiệp lớn, công ty sản xuất, và các tổ chức có nhiều hồ sơ tài liệu.
Tiêu hủy hồ sơ có biên bản xác nhận không?
Sau khi tiêu hủy, Intersky sẽ cung cấp biên bản xác nhận tiêu hủy hồ sơ cho khách hàng.
Intersky có dịch vụ tiêu hủy hồ sơ không?
Hồ sơ sẽ được cắt sợi và nghiền bột, đảm bảo không thể khôi phục thông tin
Khi hồ sơ hết thời hạn lưu trữ thì xử lý như thế nào?
Khách hàng có thể lựa chọn nhận lại hồ sơ hoặc tiêu hủy bảo mật theo quy định.
Intersky có hỗ trợ vận chuyển hồ sơ từ văn phòng đến kho không?
Intersky cung cấp dịch vụ đóng gói và vận chuyển hồ sơ từ văn phòng khách hàng đến kho lưu trữ.
Intersky có chứng nhận chất lượng không?
Kho và quy trình vận hành của Intersky tuân theo ISO 9001:2015, đảm bảo quy trình quản lý chuyên nghiệp.
Làm thế nào để bắt đầu sử dụng dịch vụ?
Anh/chị chỉ cần liên hệ Intersky để được tư vấn, chúng tôi có thể khảo sát nhu cầu và gửi báo giá phù hợp.