Các chứng từ hải quan rất quan trọng, nếu bạn có sự chuẩn bị đúng và chính xác sẽ giúp quá trình làm thủ tục hải quan nhanh gọn và hiệu quả hơn. Chứng từ hải quan là những loại giấy tờ khai báo hải quan, hồ sơ, chứng từ cần thiết phải nộp cho cơ quan hải quan theo quy định của Luật hải quan.

Tùy vào vai trò của người nộp chứng từ là người bán hay người mua mà đơn vị đó sẽ chuẩn bị các loại chứng từ khác nhau. Một số giấy tờ cần thiết có thể kể đến như hợp đồng ngoại thương, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận tải đơn…

Bộ chứng từ Hải quan gồm có: 

• Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Hợp đồng thương mại
• Giấy phép nhập khẩu (Import License)
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
• Vận đơn (Bill of Lading – B/L)

Trên đây là những chứng từ bắt buộc phải trong hoạt động xuất nhập khẩu, ngoài ra còn có những chứng từ khác có thể có hoặc không, tùy theo trường hợp thực tế của hợp đồng thương mại.

• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là chứng từ xác nhận về lô hàng và số tiền cần thanh toán, nhưng không phải để đòi tiền.
• Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch (động vật hoặc thực vật) cấp, để xác nhận cho lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Mục đích của công việc này là để ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ.

• Tín dụng thư (L/C): thư do ngân hàng viết theo yêu cầu của người nhập khẩu, trong đó cam kết trả tiền cho người xuất khẩu trong một thời gian nhất định, nếu người xuất khẩu xuất trình được bộ chứng từ hợp lệ.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): là chứng từ cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào. Điều này quan trọng với chủ hàng, khi C/O giúp họ được hưởng thuế ưu đãi đặc biệt, hay được giảm thuế.
• Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): bao gồm đơn bảo hiểm, và giấy chứng nhận bảo hiểm. Tùy theo điều kiện cơ sở giao hàng (ví dụ: CIF hay FOB), mà việc mua bảo hiểm do người bán hay người mua đảm nhiệm. Thực tế, nhiều chủ hàng không mua bảo hiểm, để tiết kiệm chi phí