Lưu trữ hồ sơ

Một trong những thế mạnh của Intersky là dịch vụ lưu trữ hồ sơ cho các doanh nghiệp và khách hàng có nhu cầu. Chúng tôi có hệ thống diện tích kho rộng rãi, thoáng mát, sạch sẽ cùng hệ thống kệ chứa và thùng hồ sơ chuyên dụng, đảm bảo an toàn và thuận tiện cho Quý khách hàng:

» Có hệ thống kệ lưu trữ hồ sơ đặc thù để cất giữ tài liệu, thuận tiện cho việc kiểm kê và lập hóa đơn

»  Chính sách bảo mật tuyệt vời

» Dịch vụ hủy hồ sơ hết hạn lưu trữ

»  Dịch vụ giao nhận hồ sơ mỗi ngày

»  Đội ngũ tư vấn viên nhiệt tình, đề xuất giải pháp theo yêu cầu của khách hàng.

Trong thời đại vi tính ngày nay, khuynh hướng chung là cần giảm thiểu các loại giấy tờ, do đó nhu cầu cất giữ giấy tờ tăng cao hơn bao giờ hết. Tuy nhiên với luật lưu trữ của Việt Nam, hồ sơ, chứng từ các loại phải được lưu trữ 5 đến 20 năm. Dịch vụ lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp là rất mới mẻ đối với Việt Nam, trong khi các công ty cung cấp dịch vụ lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp lại không nhiều.

Lưu giữ hồ sơ không phải đơn thuần là cất trữ mọi thứ vào trong kho mà là nghiệp vụ, có tổ chức khoa học các công việc như: nhận hồ sơ, giao hồ sơ, cất trữ trên kệ, tiêu hủy hồ sơ, trang bị phần mềm quản lý, nhân viên phải được huấn luyện chặt chẽ, dịch vụ lúc nào cũng sẵn sàng....

Với sự thấu hiểu tầm quan trọng của loại hình dịch vụ này, Intersky đã xây dựng được quy trình công nghệ và đầu tư tài chánh cần thiết để trở thành nhà cung cấp dịch vụ nghiêm túc, chuyên nghiệp. Dịch vụ lưu trữ hồ sơ Intersky sẽ mang đến cho bạn các tiện ích về không gian - thời gian - bảo mật - chi phí.

Intersky- The place you TRUST, chúng tôi mong đem đến cho quý khách dịch vụ hiệu quả, chuyên nghiệp và an tâm nhất.

 


 Space - Không gian

Thông thường lưu trữ hồ sơ là hồ sơ ít hoạt động, những hồ sơ không được truy cập thường xuyên. Khi nói đến lưu trữ hồ sơ, bạn thường nghĩ ngay đến tủ trong văn phòng, nhà kho, tầng hầm, gác mái hoặc một vị trí khuất nào đó,….Với nhiều lý do bạn chọn, nhưng bạn đã nghĩ đến nơi đó có an toàn cháy nổ không? Có gần ống nước, ẩm thấp mối mọt, ngập nước không? Không gian lưu trữ đó giữ vẻ mỹ quan của văn phòng khang trang của bạn không?

Hãy để dịch vụ lưu trữ hồ sơ Intersky trả lời giúp bạn, với cơ sở vật chất đầy đủ, hồ sơ lưu trữ của bạn sẽ được lưu trữ trong môi trường 25 độ C, đồ ẩm 50%, hun trùng định kỳ mỗi 3 tháng.

Một tính năng an toàn là phòng cháy chữa cháy. Với hồ sơ giấy, băng từ lưu trữ, việc dùng nước chữa cháy là không khả thi. Hiểu được điều đó, Intersky đã đầu tư hệ thống báo cháy và chữa cháy tự động bằng khí CO2, kho kín càng làm cho hệ thống chữa cháy CO2 vận hành hiệu quả nhất và an toàn nhất cho hồ sơ lưu trữ.

 

 Time to access – Thời gian truy cập

-  Bạn có bao giờ nghĩ đến thời gian vật lộn với núi hồ sơ lưu của công ty để tìm ra hồ sơ cần không? Các tập tin cần thiết của khách hàng, nhân viên, kiểm toán, công chứng, … rất khó hoặc thậm chí không thể tìm thấy không? Hồ sơ bị giới hạn bảo mật có được bảo vệ từ những nhân viên không phận sự không?

-  Đừng bỏ lỡ thời gian quý báu của bạn với khách hàng, công việc vì bạn không thể xác định vị trí một hồ sơ lưu trữ khá lâu. Đừng để mình có nguy cơ bị chấn thương khi phải với những hồ sơ nặng nề trên kệ cao. Chỉ cần 2 phút cho một bản fax hoặc email , hồ sơ sẽ có ngay trên bàn làm việc của bạn trong vòng 4 giờ hoặc sáng sớm ngày hôm sau.

-  Sự kiểm soát dữ liệu luôn là quan tâm hàng đầu khi bạn có quá nhiều hồ sơ cần lưu trữ. Bằng phần mềm tiên tiến, bạn sẽ được cung cấp tài khoản quản lý, bạn sẽ dễ dàng tìm ra tài liệu mình cần tại bất cứ thời gian nào và bất cứ nơi đâu có internet.


Secure- Bảo mật

   - Vấn đề bảo mật trong quản lý hồ sơ là bảo vệ chống lại hành vi trộm cắp dữ liệu và chống lại các nguy cơ bên ngoài, chẳng hạn như lửa . Hồ sơ lưu trữ của công ty của bạn rất quan trọng như : nhân sự, pháp lý, thông tin khách hàng, kế toán, …và chắc chắn bạn không muốn bị rò rĩ những dữ liệu đó. Nếu lưu trữ hồ sơ trong tầng hầm hoặc kho chung của công ty, bạn có chắc chắn những người không phận sự không thể truy cập hồ sơ của bộ phận khác?

-  Với dịch vụ lưu trữ hồ sơ, mỗi thùng lưu trữ đều được niêm phong và chỉ số ít người đại diện được ủy quyền của công ty bạn mới có thể truy cập. Bảo vệ, camera giám sát 24/7 bảo đảm sự bảo mật ở mức cao nhất cho hồ sơ lưu trữ của bạn



Cost - Chi phí

-  Với những tiện ích trên, câu hỏi đặt ra bây giờ là chi phí chắc phải đội lên rất cao? Bạn hãy nghĩ đến việc đang dùng diện tích văn phòng “Tấc đất tấc vàng” của mình để lưu trữ hồ sơ? Hoặc công ty bạn đang thuê một kho riêng biệt để mỗi tháng phải trả chi phí bảo vệ, hun trùng, chi phí đi lại?

-  Cắt giảm chi phí luôn là chính sách hàng đầu của mọi công ty, bạn nghĩ sao về con số tiết kiệm 90% ngân sách khi sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ Intersky. Hãy gọi ngay cho chúng tôi theo số Hotline: 0937 48 18 98 để tiết kiệm ngân sách hoạt động của Quý công ty ngay hôm nay. 

Hãy sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ Intersky RMS để cảm nhận sự khác biệt, chúng tôi sẽ cử nhân viên đến tư vấn ngay khi nhận được yêu cầu.